Je offertes en facturen in Odoo laten lijken op je eigen huisstijl

Je offerte is vaak het eerste document dat een klant echt van je ziet. Bij een installateur of aannemer beslist die pdf mee of je de opdracht krijgt. Toch sturen veel bedrijven die met Odoo werken nog altijd de standaardofferte van Odoo. Die is netjes, maar ziet er bij iedereen hetzelfde uit.

Wat kan je zelf?

In de instellingen van Odoo kan je de opmaak van je documenten kiezen. Je zet je logo, kiest een kleur en een lettertype, en kiest uit een paar vaste indelingen. Dat geldt voor offertes, bestelbonnen en facturen tegelijk.

Voor veel bedrijven is dat genoeg. Doe dit eerst voor je iemand belt.

Wanneer heb je hulp nodig?

Zodra je offerte meer moet doen dan er netjes uitzien. Bij Ecothermia, dat schouwen en kachels plaatst, waren dat een paar concrete dingen.

Het team was gewoon aan de offertes uit hun vorige programma. Klanten ook. De nieuwe offertes uit Odoo moesten er dus zo veel mogelijk op lijken: zelfde lettertype, zelfde balk bovenaan, kortingen op dezelfde manier getoond.

Daarnaast vroegen ze een paar dingen die Odoo standaard niet doet:

• Een begeleidende tekst met foto's vooraan in de offerte, voor de prijzen.
• Opties apart onder het totaal, zodat een klant ziet wat er nog kan zonder dat het totaal hoger lijkt.
• Technische gegevens per schouw op de offerte, zodat de plaatser op de werf weet wat er verwacht wordt.
• Meerdere vaste offertesjablonen combineren in één offerte.
• Bestandsnamen in de taal van de klant, en per document kiezen welk rekeningnummer erop staat.

Niets daarvan is ingewikkeld. Maar het zijn wel aanpassingen die je niet in de instellingen vindt.

Let op bij een upgrade

Odoo brengt elk jaar een nieuwe versie uit. Bij een upgrade kan een aangepaste opmaak verschuiven, zonder dat iemand het meteen ziet.

Bij de upgrade van Ecothermia naar Odoo 19 hebben we daarom echte offertes uit de oude versie naast dezelfde offertes uit de nieuwe gelegd. Zo vonden we een paar dingen die anders waren: het logo stond niet meer in het midden, het blok met opties was weg, en datums stonden in een andere volgorde. Klein, maar een klant ziet dat. Alles is rechtgezet voor de nieuwe versie live ging.

Wat zo'n upgrade kost, en waarom dat bij ons minder is dan bij een klassiek bureau, lees je in wat een Odoo-upgrade kost.

Wat moet je onthouden?

• Probeer eerst de opmaakinstellingen van Odoo zelf. Vaak volstaat dat.
• Wil je meer, schrijf dan op wat je offerte moet tonen, niet hoe ze eruit moet zien. "De plaatser moet de maten per schouw zien" is een betere vraag dan "ik wil een extra kader".
• Vraag een vaste prijs. Een opmaakaanpassing is goed in te schatten.
• Vergelijk na elke upgrade een paar offertes en facturen met de oude.

Een kleine aanpassing aan je offerte of factuur in Odoo doen we vanaf €350 excl. BTW. Meer op onze Odoo-pagina.

Bronnen

• Odoo, bedrijven en documentopmaak in Odoo 19